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Request for Proposals – Documentary and Photo Exhibit/Demande De Propositions : Documentaire Et Exposition De Photographies

Documentary and Photo Exhibit – Final RFP

Canada at (De)criminalization: LGBTQI2S History to 1969 will use Canada’s decriminalization of homosexuality in 1969 as a jumping off point for an exploration of vital questions about our communities’ histories. The documentary and photo exhibit will unpack Canada’s LGBTQI2S history prior to the emergence of out, open, and often exclusive gay and lesbian civil rights movements.

The context of (de)criminalization in Canada is deeply ambivalent. Through engaging in discourses that shaped LGBTQI2S identities at mid-century, we will delve into narratives, categorizations, and boundaries of (cis, white) gay and lesbian activism. Focusing on what came before (de)criminalization, this community-driven and fiercely intersectional project will ask expansive questions about LGBTQI2S history in Canada: what is our history? Who is our history? Whose stories get to be told, and how can we tell the stories we’ve lost? How should we preserve our history? What does history mean for the present, and coalition social movement politics? How do we hold a painful history close?

PROJECT OVERVIEW
Egale Canada is seeking a production company or team to develop a 60-minute documentary, as described above (to be made available in English and French) as well as curate a complementary photo exhibit that will travel to 5 major cities across Canada. More information on bilingual requirements can be found under the Budget section. We seek to create a critically engaging and community-driven project that resonates with our brand and Heritage Canada’s commemorative spirit while encompassing a fresh vision for audiences of varying ages and familiarity.

Egale and the selected production company or team will work with community activists, organizations, academics and consultants, who will provide consultation on script development, sourcing, and production. All aspects of the concept, script, casting, creative direction and production will be required to meet with the final approval of Egale Canada. Each team should have a writer with credits who will develop scripts. Egale Canada will review and approve script and casting at multiple agreed-upon points throughout the project process.

TIMELINE
Following the selection of a production company by August 31st, 2018, Egale plans to immediately begin research and script development on the documentary. We aim to begin filming Fall 2018, with delivery of broadcast-ready documentary for Summer of 2019. The timeline is subject to change.

BUDGET
A budget should be submitted (incl. all applicable taxes) for a 60-minute bilingual documentary
and a mobile photo exhibit (shown in 5 cities across Canada). Please use the Telefilm Canada
Talent to Watch program (formerly the Micro-Budget Production program) format.
Budget should take into account:

• English and French versions (subtitles for each language when required)
• ACTRA fees (Session fees as per the current Independent Production Agreement, plus an
additional 60% of each performer’s net fees for broadcast and new media rights in perpetuity)
• UDA fees (Estimate fees for broadcast and new media rights for a period of at least 5 years)
• The possibility of high profile performers who work above scale
• Crew, set design, costuming and props
• Shooting at different locations
• Post-production including editing, music, voice over narration and visual effects
• Sourcing, production, and logistics for a photo exhibit in at least five Canadian cities
• Contingency
• Final broadcast-ready deliverable

This budget should be inclusive of all necessary costs to create a full-length 60-minute bilingual
documentary and a complementary mobile photo exhibit, including all applicable taxes.
Admin/overhead costs should be factored into the relevant categories.

The quoted price should be inclusive of any pro bono work through consultants or sub-contractors
and offer scalable options that differentiate between fixed and added costs. Please include a
budget line for all applicable taxes. Please note that while proposals that include additional
funding opportunities for new media components will be considered, the proposed budget should
not include web or new media projects or promotional activities.

Budget range: $300,000 – $400,000 (CAD)
Budget categories (suggested/high level):
• Consultant-Professional Fees
• Event/Venues
• Travel
• Promotion and Communication
• Outreach

PROPOSAL ORGANIZATION
Please limit your proposal to a maximum of 10 pages, including appendices.

Executive Summary: Describe your approach and vision for the documentary and photo exhibit,
and a general idea of the time and cost to complete the project. Please include a brief profile of
your company including number of years in business and a breakdown of the proposed creative
team and any potential subcontractors. Please include information on insurance coverage.

Production: Include a general work plan outlining timelines and deliverables. A point form
summary is welcome.

Project: Clearly describe how you would select and tell the story of LGBTQI2S communities before
1969, both narratively and visually. Explain why these stories should be selected over all others.

Appendices: In addition to any other appendices you choose to add, please include client
references and client work samples (demos).

Proposal must be signed by a designated officer of the corporation.

SELECTION CRITERIA
Selection will be based on the assessment of four aspects of submission:

Concept: Vision and appropriateness for the organization’s needs and brand; including any
innovative elements in your proposed concept.

Work Samples and References: Quality of your portfolio, such as: your experience with similar
projects including client work; your flexibility pertaining to potential shifts in project scope or
timelines; integrity; and your process for developing and carrying out the project in a timely
manner. Please note that the production team or company should be available during regular
working hours.

Time & Cost: They must be appropriate and reasonable. Budget lines and a best estimate of pro
bono work must be clearly defined in the proposal.

Proposal: Organization, clarity, and brevity. Please be concise. Production companies are not
necessarily selected based on their story ideas, but strong story ideas are noted. We are looking
for demonstrated originality in the idea and its execution.

ADDITIONAL INFORMATION

For more than thirty years, Egale has been working to improve the lives of lesbian, gay, bisexual,
trans, queer, intersex, and Two Spirit (LGBTQI2S) people in this country.

Today, we are Canada’s only national charity that seeks to improve the lives of LGBTQI2S people
by informing public policy, inspiring cultural change, and promoting equal rights and inclusion
through research, education, and community engagement.

Our work began in the courtroom and over the years, Egale has been successful in each of the
twelve cases that it has brought before the Supreme Court of Canada. The most famous case
resulted in the Civil Marriage Act (2005), making Equal Marriage a reality for Canada.

The legal right to marry did not solve all of the challenges faced by the LGBTQI2S community in
Canada and while Egale maintains a degree of legal advocacy, we have evolved from the
courtroom to deliver programs on the front lines of the many areas where substantive equality
and inclusion remain a battleground in this country.

Information about Egale and programs may be found at www.egale.ca.

DEADLINE – Applications are no longer being accepted. Thank you for your interest.
Expression of Interest – Cover letter with brief company or team introduction (250 words max) –
DUE August 20th, 2018 to heritage@egale.ca

PROPOSAL: An electronic copy of the proposal is due August 26th, 2018 at 11:59 p.m. ET to
heritage@egale.ca. Questions may be sent to heritage@egale.ca. No extensions will be granted.
No phone calls please.

We regret that due to the high volume of applicants we are unable to provide detailed feedback to
unsuccessful candidates.

Submission of proposal and company name should be clearly indicated in the subject line. This is
an open and competitive process. Proposals will be evaluated immediately thereafter. Egale
Canada will select the top 3 proposals for follow-up interviews in person or by phone in late
August / early September. Please note that the services performed by the selected production
company in regard to the documentary shall be for the exclusive benefit of Egale Canada. All work
products generated as well as copyright for the documentary shall belong to the organization.

RFP_Egale_Heritage_Documentary-and-Photo-Exhibit-fr_ca-1

DEMANDE DE PROPOSITIONS : DOCUMENTAIRE ET EXPOSITION DE PHOTOGRAPHIES

Le Canada et la (dé)criminalisation : l’histoire des LGBTQI2S jusqu’en 1969 s’inspirera de la décriminalisation de l’homosexualité au Canada en 1969 comme point de départ pour aborder des questions essentielles qui touchent l’histoire de nos communautés. Le documentaire et l’exposition de photographies révéleront l’histoire des LGBTQI2S au Canada avant l’émergence des mouvements pour les droits civiques des gais et des lesbiennes.

Le contexte de la (dé)criminalisation au Canada est très ambivalent. En explorant les discours qui ont façonné l’image des identités LGBTQI2S au milieu du siècle, nous approfondirons les récits, les catégorisations et les frontières du militantisme pour les gais et lesbiennes (cisgenres, d’origine blanche). Axé sur l’histoire précédant la (dé)criminalisation, ce projet communautaire et fermement intersectionnel posera des questions existentielles sur l’histoire des LGBTQI2S au Canada : quelle est leur histoire? Qui fait partie de leur histoire? Quelles histoires peuvent être racontées, et comment pouvons-nous raconter celles que nous avons perdues? Comment devrions-nous préserver leur histoire? Que signifie l’histoire pour le présent et pour les coalitions politiques de mouvements sociaux? Comment tourner la page après une histoire douloureuse?

VUE D’ENSEMBLE DU PROJET
Egale Canada est à la recherche d’une équipe ou d’une société de production pour la création d’un documentaire de 60 minutes comme décrit ci-dessus (en anglais et en français) et pour l’organisation d’une exposition de photographies complémentaire qui se déplacera dans cinq grandes villes canadiennes. Vous trouverez plus de renseignements relatifs aux exigences en matière de bilinguisme à la section Budget. Notre but est de créer un projet communautaire qui lancera un débat critique, s’harmonisera avec notre marque et l’esprit de commémoration de la fondation Héritage Canada et offrira une vision nouvelle pour des publics d’âges et de niveaux de familiarité divers.

Egale et l’équipe ou la société de production sélectionnée collaboreront avec des militants communautaires, des organismes, des universitaires et des consultants, qui fourniront des conseils sur la scénarisation, l’approvisionnement et la production. Tout ce qui touche la conception, le scénario, la répartition des rôles, la direction créative et la production devra obtenir l’approbation finale d’Egale Canada. De plus, chaque équipe doit travailler avec un scénariste expérimenté, qui élaborera les scénarios. Egale Canada étudiera et approuvera le scénario et la répartition des rôles aux moments convenus tout au long de la progression du projet.

ÉCHÉANCIER
Dès qu’une équipe ou une société de production aura été sélectionnée d’ici le 31 août 2018, Egale
planifie d’entamer la recherche et la scénarisation du documentaire. Egale a l’intention de
commencer le tournage à l’automne 2018, et de livrer un documentaire prêt à être diffusé à
l’été 2019. Cet échéancier est sujet à modifications.

BUDGET
Vous devrez soumettre un budget (comprenant toutes les taxes applicables) en vue de la création
d’un documentaire bilingue de 60 minutes et de l’organisation d’une exposition de photographies
itinérante (qui aura lieu dans cinq villes au Canada). Veuillez employer le format du programme de
Téléfilm Canada Talents en vue (anciennement Programme de production à micro-budget).

Le budget doit prévoir :

• La création d’une version française et d’une version anglaise (sous-titres pour chaque langue, au
besoin);
• Le cachet des membres de l’ACTRA (les cachets de séance doivent être conformes à l’accord de
production indépendante actuelle; auxquels s’ajouteront 60 % des cachets nets de chaque artiste
pour les droits de diffusion et les droits des nouveaux médias à perpétuité);
• Le cachet des membres de l’UDA (estimation des cachets relatifs aux droits de diffusion et aux
droits des nouveaux médias pour une période d’au moins cinq ans);
• La possibilité d’engager des artistes très en vue dont les cachets dépassent la norme;
• L’équipe technique, les décors, les costumes et les accessoires;
• Plusieurs lieux de tournage;
• La postproduction, y compris le montage, la musique, la narration hors champ et les effets
visuels;
• L’approvisionnement, la production et la logistique nécessaires pour organiser une exposition de
photographies itinérante dans au moins cinq villes canadiennes;
• Les contingences;
• La création d’un produit final prêt à être diffusé.

Le budget doit prévoir tous les coûts nécessaires à la création d’un documentaire bilingue de
60 minutes et à l’organisation d’une exposition de photographies complémentaire itinérante, ainsi
que toutes les taxes applicables. Les frais administratifs et généraux doivent être pris en compte
dans les catégories pertinentes.

Le prix proposé doit comprendre le travail accompli bénévolement par les consultants ou les soustraitants
ainsi que des options évolutives qui établiront une distinction entre les frais fixes et les
frais supplémentaires. Veuillez inclure une ligne budgétaire pour toutes les taxes applicables.
Notez que les propositions qui comprennent des possibilités de financement additionnel pour des
composantes destinées aux nouveaux médias seront prises en considération. Cependant, le budget
proposé ne doit pas comprendre de projets Web, de nouveaux médias ou d’activités
promotionnelles.

Gamme de budget : 300 000 $ – 400 000 $ (CAD)

Catégories de budget :
• honoraires de consultant / professionnel
• Lieu de l’événement
• Voyage
• Promotion et communication
• Sensibilisation

STRUCTURE DE LA PROPOSITION
Veuillez limiter votre proposition à un maximum de 10 pages, annexes comprises.

Sommaire : Expliquez votre vision du documentaire et de l’exposition de photographies, et donnez
une idée générale des échéances et des coûts nécessaires à la réalisation du projet. Décrivez
brièvement votre entreprise, en précisant depuis combien de temps elle existe et en identifiant les
membres qui font partie de l’équipe artistique proposée pour le projet ainsi que tout sous-traitant
potentiel. Veuillez inclure les renseignements concernant la couverture d’assurance.

Production : Veuillez inclure un plan de travail général décrivant les échéanciers prévus et les
livrables. Privilégiez un résumé en style télégraphique.

Projet : Précisez quelles histoires de la communauté LGBTQI2S avant 1969 vous voudriez raconter,
et décrivez comment vous vous y prendrez sur les plans narratif et visuel. Expliquez ensuite
pourquoi nous devrions choisir ces histoires en particulier.

Annexes : Outre les annexes que vous choisirez d’ajouter, veuillez joindre des références de clients
et des échantillons (démonstrations) de travail produit pour des clients.

La proposition doit être signée par un dirigeant désigné de votre société.

CRITÈRES DE SÉLECTION
L’équipe ou la société de production sera sélectionnée en fonction des quatre critères suivants :

Concept : Vision et pertinence par rapport aux besoins et à la marque de l’organisme, y compris
tout élément novateur de votre proposition.

Échantillons de travail et références : Qualité de votre portfolio, lequel comprend : votre
expérience relative à des projets similaires, y compris le travail réalisé pour vos clients, votre
capacité d’adaptation aux éventuelles modifications de contenu ou d’échéancier du projet, votre
intégrité et votre démarche de développement et d’exécution du projet en temps opportun. Notez
que l’équipe ou la société de production doit être disponible pendant les heures normales de
travail.

Échéances et coûts : Les échéances et les coûts doivent être appropriés et raisonnables. La
proposition doit clairement définir des lignes budgétaires et fournir la meilleure estimation
possible du travail bénévole qui sera encouru.

Proposition : Organisation, clarté et brièveté. Soyez concis. Les sociétés de production ne sont pas
nécessairement sélectionnées en fonction de leurs idées de scénario, mais nous prenons en
compte les bonnes idées. Nous recherchons une société ou une équipe qui démontre de
l’originalité dans ses idées et dans sa manière d’exécuter le travail.

RENSEIGNEMENTS SUPPLÉMENTAIRES
Depuis plus de 30 ans, Egale oeuvre à améliorer la vie des personnes lesbiennes, gaies, bisexuelles,
trans, allosexuelles, intersexe et bispirituelles (LGBTQI2S) au Canada.

Aujourd’hui, nous sommes le seul organisme de bienfaisance canadien qui oeuvre à améliorer la
qualité de vie des personnes LGBTQI2S, en documentant les politiques publiques, en inspirant le
changement culturel et en faisant la promotion de l’égalité des droits et de l’inclusion à l’aide de
recherches, d’éducation et d’engagement communautaire.

Notre travail a commencé dans la salle d’audience et, au fil des ans, Egale a eu gain de cause dans
chacune des 12 affaires que nous avons portées devant la Cour suprême du Canada. La plus
médiatisée de ces affaires fut celle qui a mené à la Loi sur le mariage civil (2005), qui rendit
possible le mariage des couples de même sexe au Canada.

Toutefois, même avec cette loi en vigueur, la communauté LGBTQI2S locale est toujours
confrontée à de grands défis. Ainsi, tout en remplissant son rôle de défenseur juridique, Egale offre
maintenant des programmes de premières lignes, là où l’inclusion et l’égalité sont encore des
enjeux au Canada.
Pour de plus amples renseignements au sujet d’Egale et de ses programmes, visitez le
www.egale.ca.

DATE LIMITE

Vous avez jusqu’au 20 août 2018 pour exprimer votre intérêt envers le projet en envoyant une
lettre de présentation, accompagnée d’une brève présentation de votre société ou de votre
équipe (250 mots maximum) à l’adresse heritage@egale.ca.

PROPOSITION : Vous avez jusqu’au 26 août 2018 à 23 h 59 (HE) pour envoyer une copie
électronique de votre proposition à l’adresse heritage@egale.ca. Vous pouvez également envoyer
vos questions à l’adresse heritage@egale.ca. Aucune prolongation ne sera accordée. Veuillez ne
pas nous appeler.

Malheureusement, en raison du grand nombre de candidatures, nous ne pouvons pas fournir de
commentaires détaillés aux candidats non retenus.

La soumission de la proposition et le nom de l’entreprise doivent être clairement indiqués dans la
ligne d’objet du courriel. Ceci est un processus concurrentiel et ouvert à tous. Les propositions
seront évaluées immédiatement après la date de fermeture. Egale Canada sélectionnera les trois
meilleures propositions et effectuera des entrevues de suivi en personne ou par téléphone à la fin
du mois d’août ou au début du mois de septembre. Sachez que les services rendus par la société
de production sélectionnée pour la création du documentaire seront au bénéfice exclusif
d’Egale Canada. Tous les produits proposés, de même que les droits d’auteur du documentaire,
seront la propriété de l’organisme.